Definisi Purchasing dan Kegiatan di dalam Divisi Purchasing


Kegiatan purchasing adalah kegiatan yang sangat penting di perusahaan atau organisasi. Karena, kegiatan yang dilakukan sangat berpengaruh terhadap kegiatan di perusahaan.
Jika tidak ada divisi purchasing atau bagian yang menangani purchasing, tentu ketersediaan barang dalam perusahaan akan terganggu. Lalu, bagaimana definisi purchasing dan kegiatan di dalamnya?
 

Definisi Purchasing adalah

Secara bahasa, purchasing adalah pembelian. Yang mana kata purchasing berasal dari bahasa Inggris. Dari sini, tentu kita sudah sedikit memahami apa itu purchasing, yang mana berhubungan dengan pembelian produk baik barang atau jasa.
Jika didefinisikan secara lengkap, purchasing adalah proses pencarian sumber dan pemesanan barang atau jasa untuk kegiatan produksi. Dalam perusahaan, bagian purchasing biasanya berdiri sendiri menjadi sebuah divisi atau departemen. Namun, ada juga perusahaan yang menetapkan bagian purchasing di departemen akuntansi.
Hal ini tidak mengganggu dan mempengaruhi kegiatan purchasing. Karena yang terpenting, pekerjaan purchasing adalah melakukan pembelian, mencari dan menghubungi pemasok, membayar pembelian, hingga memastikan barang atau jasa yang dibutuhkan oleh perusahaan terpenuhi dengan baik.

Kegiatan yang Dilakukan Divisi Purchasing adalah


Dalam melakukan pembelian produk untuk perusahaan, divisi purchasing melakukan beberapa kegiatan yang telah menjadi prosedur. Kegiatan yang dilakukan divisi purchasing adalah sebagai berikut:

1.    Menerima Permintaan Pembelian
Sebagai bagian divisi purchasing, melakukan pembelian sudah menjadi kegiatan utama dari bagian purchasing. Dalam proses ini, divisi purchasing harus mengerti dan memahami kebutuhan dari departemen lain yang membutuhkan barang atau jasa. Kemudian, menerima permintaan pemesanan dari produk yang dibutuhkan.

2.    Memilih Pemasok
Langkah selanjutnya setelah menerima daftar produk yang harus dibeli, divisi purchasing harus memilih pemasok. Pemasok dapat dicari melalui internet, langsung mendatangi, atau menghubungi jaringan yang dimiliki oleh divisi purchasing. 

3.    Negosiasi dengan Pemasok
Setelah memilih pemasok, biasanya tidak hanya satu tapi beberapa pemasok untuk kemudian dibandingkan supaya mendapatkan produk dan harga yang tepat sesuai kriteria yang ditetapkan perusahaan. Kemudian, divisi purchasing melakukan negosiasi dengan pemasok untuk mendapatkan tawaran yang ideal.

4.    Melakukan Pemesanan
Setelah diputuskan memilih pemasok, langkah selanjutnya adalah melakukan pemesanan. Di sini, divisi purchasing akan membeli produk yang menjadi permintaan departemen lain. 

5.    Mengawal Perkembangan Pesanan
Ketika divisi purchasing telah melakukan pemesanan, tugas tidak berhenti sampai di sini. Divisi purchasing harus melakukan pengawalan perkembangan terhadap pesanan yang telah dibeli hingga pesanan sampai di perusahaan.

6.    Melakukan Pemeriksaan Barang
Ketika barang sampai, divisi purchasing harus melakukan pemeriksaan barang. Memastikan apakah barang yang dipesan sesuai dengan spesifikasi yang diinginkan oleh perusahaan.

7.    Pembayaran Faktur
Setelah barang diperiksa dan sesuai dengan spesifikasi, saatnya divisi purchasing melakukan pembayaran. Di sini, pemasok akan memberikan faktur. Faktur adalah tagihan yang harus dibayarkan oleh perusahaan kepada pemasok. Bedanya dengan purchase order, yaitu dokumen permintaan produk yang diberikan oleh perusahaan kepada pemasok.

8.    Menjaga Hubungan dengan Pemasok
Proses pembelian telah selesai, namun tugas divisi purchasing tidak berhenti sampai di sana. Divisi purchasing harus menjaga hubungan baik dengan pemasok. Karena ada beberapa barang yang harus diorder secara berulang, tidak hanya harian. Supaya tidak perlu mencari pemasok baru, dan waktu lebih efektif ketika perusahaan telah memiliki hubungan baik dengan berbagai pemasok.
Itulah definisi purchasing dan kegiatan yang ada di dalam divisi purchasing.

Tidak ada komentar

Diberdayakan oleh Blogger.